Administratieve dienstverlener kiest voor de gesprekscyclus als kerninstrument van personeelsbeleid
Hoe brengen we lijn in ons personeelsbeleid
Een administratieve dienstverlener heeft veel losse projecten voor de uitvoering van het personeelsbeleid. Medewerkers zien door de bomen het bos niet meer door de veelheid aan projecten: duurzame inzetbaarheid, aanpak werkdruk, vergroten wendbaarheid, nieuwe ICT, ondersteuning mantelzorg enzovoorts. Om meer lijn in het personeelsbeleid te krijgen heeft het management besloten om de afstemming met individuele medewerkers te laten verlopen via de gesprekscyclus (één, twee of drie gesprekken per jaar).
Aanpak
Na deze beslissing heeft de afdeling HR als eerste een project opgezet om met het topmanagement een consistent organisatieperspectief te ontwikkelen: wat is de koers van de organisatie en hoe ondersteunen de HR-initiatieven deze koers. Dit is uitgebreid besproken met alle leidinggevenden. Zij hebben een belangrijke rol gespeeld bij het communiceren van het organisatieperspectief naar de medewerkers.
De leidinggevenden hebben aan workshops deelgenomen om de gesprekken voor te bereiden. Wat betekent de geschetste toekomst voor mijn medewerkers. Wat vraag is van ze en hoe kan ik ze helpen om in de toekomst succesvol te zijn.
Voor medewerkers zijn workshops georganiseerd waarin ze hun persoonlijke perspectief konden uitwerken. Eerst vanuit de huidige situatie: hoe beleef ik mijn werk. Vervolgens vanuit het organisatieperspectief: hoe ervaar ik de geschetste toekomst, wat heb ik nodig om daarin tot mijn recht te komen en wat wil ik oppakken. De zeven bronnen van arbeidsvreugde hebben ze gebruikt als een praktisch raamwerk. Aan het eind van de workshop hadden de meeste deelnemers een aantal agendapunten voor het gesprek met hun leidinggevende.
Resultaten
Te veel hooi op de vork
Wat in theorie eenvoudig leek, viel in de praktijk tegen. Het ontwikkelen van een consistent toekomstperspectief voor de organisatie vroeg veel van het management. Dit perspectief uitwerken in het personeelsbeleid was ook niet eenvoudig. Om dit alles voor de individuele medewerkers hanteerbaar te maken was ook een vertaling naar afdeling nodig. Voor een aantal afdelingen is er voor gekozen het organisatieperspectief in het eerste jaar te focussen op één thema. Er is per afdeling gekozen voor een thema: verbeteren van de samenwerking, nieuwe technologie invoeren en dergelijke.
Meer maatwerk
Medewerkers hebben zelf gekozen voor de onderdelen van het personeelsbeleid waaraan ze willen deelnemen. Soms is dit sterk bepaald door de actuele situatie: iemand die afspraken wil maken over mantelzorg en gebruik maken van de betreffende regeling. Bij anderen is de toekomst bepalend voor de keuzen: iemand wil meedoen aan het project Duurzame inzetbaarheid. Zo landt de toekomstvisie en het personeelsbeleid in het individueel perspectief van de medewerkers en kunnen ze daarmee hun voordeel doen.
Leidinggevenden kunnen heel praktisch het belang van de organisatie in de gesprekken inbrengen. Sommige medewerkers krijgen de aansporing om mee te doen aan vakgerichte opleidingen of een gesprek te voeren met de opleidingsadviseur. Anderen wordt gevraagd een bijdrage te leveren in een veranderproces.
Goede vervolg op de afspraken
Nu de belangen van verschillende betrokkenen terug te vinden zijn in de afgesproken acties, krijgen deze veel aandacht.