Een woningbouwvereniging blaast de functioneringsgesprekken nieuw leven in
Hoe zorgen we voor ‘een goed gesprek’
In de afgelopen jaren zijn de jaarlijkse gesprekken in verval geraakt. Medewerkers en leidinggevenden bereiden de gesprekken nauwelijks voor. Het voelt als een verplicht nummer waarin we ‘het formulier van HR’ moeten invullen.
Aanpak
De leidinggevenden volgen een opleiding in het voeren van jaargesprekken. De medewerkers en leidinggevenden volgen een workshop ‘werken met plezier en goed presteren’. Ze leren de zeven bronnen van arbeidsvreugde kennen en brengen hun werkbeleving in kaart.
Er wordt géén nieuw systeem gemaakt. Vanuit de zeven bronnen van arbeidsvreugde zijn alle elementen van het bestaande formulier in te vullen. Hierdoor bespaart de organisatie veel tijd en geld.
De gesprekken worden laagdrempelig gevoerd. De kaart van de zeven bronnen ligt altijd op tafel. Als een medewerker het moeilijk vindt om over zijn werk te praten dan kan een leidinggevende vragen: ‘Wijs eens een bron aan waar het goed mee gaat?’ of ‘Welke bron kan beter?’
De leidinggevenden moeten regelmatig aan de directeur rapporteren over de voortgang van de afspraken die ze met medewerkers hebben gemaakt. De afdeling Personeelszaken houdt in hoofdlijnen bij in hoeverre afgesproken acties zijn uitgevoerd.
Resultaten
Het goede gesprek komt op gang
Veel medewerkers hebben het gesprek voorbereid. Onderwerpen, die je niet in het werkoverleg of bij de koffie bespreekt, komen nu op tafel. Soms is een tweede gesprek nodig. Ook medewerkers krijgen actiepunten mee.
De bronnen maken het gemakkelijker
Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid voor het gesprek. Zo kunnen ze zelf agenderen wat ze belangrijk vinden. Soms zegt een medewerker: ‘Ik wist niet dat het gesprek daar ook over mocht gaan.’ De breedte van de onderwerpen, die onder de bronnen vallen, maakt het gemakkelijker om op de agenda te zetten wat je persoonlijk echt belangrijk vindt.
Merkbaar effect
Door de focus op het maken én nakomen van afspraken krijgen de gesprekken echt effect in het werk van alledag.